Wnioski urlopowe w skrzynce mailowej? To ryzyko RODO, o którym nikt nie myśli
Dane o nieobecnościach latami leżą w firmowych skrzynkach, bez kontroli dostępu i historii. RODO tego nie akceptuje.
Zwolnienie lekarskie dziecka przesłane mailem. Wniosek o urlop okolicznościowy z aktem zgonu w załączniku. Informacja o rehabilitacji „żeby szef wiedział, czemu biorę wolne”. Wszystko to leży w firmowych skrzynkach mailowych — latami, bez kontroli dostępu, w wątkach forwardowanych „do wiadomości” kolejnych osób.
Dlaczego skrzynka mailowa nie spełnia wymogów RODO
Dane o nieobecnościach to dane osobowe, a często — jak przyczyny zwolnień czy urlopów okolicznościowych — wręcz dane szczególnych kategorii. RODO wymaga, żeby dostęp do nich miały wyłącznie osoby upoważnione, żeby dało się wykazać, kto je przetwarzał, i żeby nie przechowywać ich dłużej niż trzeba. Skrzynka mailowa nie spełnia żadnego z tych warunków: mail można przesłać dalej jednym kliknięciem, historii dostępu nie ma, a usunięcie danych z dziesiątek wątków jest praktycznie niewykonalne.
Paradoks polega na tym, że firmy inwestują w politykę RODO, szkolenia i klauzule — a najbardziej wrażliwy proces kadrowy dalej działa na zasadzie „wyślij do szefa i do wiadomości kadr”.
Dane kadrowe tam, gdzie powinny być
W DayAway dane o nieobecnościach są tam, gdzie powinny być: w systemie z kontrolą dostępu per rola (pracownik widzi swoje, przełożony — swojego zespołu, kadry — całość), z historią zmian i hostingiem w UE. Wniosek nie krąży — jest w jednym miejscu, widoczny dokładnie dla tych, którzy mają go widzieć.
Uporządkuj dane kadrowe zgodnie z RODO Załóż konto